Décret n° 2014-107/PR/MCPT portant création du Comité National d’Organisation du Sommet Africain de l’Internet, du 25 mai au 06 juin 2014 à Djibouti.

L’adoption du planning des travaux de différents sous-comités

La gestion et la coordination des travaux des sous comités

La mise en place de différents sous comités

Le suivi et la coordination de l’ensemble des travaux d’organisation, de la réalisation des ateliers, des conférences et des événements liés au programme du Sommet Afrique Internet

La gestion et la rationalisation des moyens financiers mis à la disposition du comité pour cette occasion

La mise en place des moyens de transport, de bureautique, de communication, de rafraîchissement et de restauration à tous les sous-comités

La tenue d’une réunion hebdomadaire et si possible en cas de besoin

Le compte rendu de l’évolution des travaux auprès du Président et aux deux Vices Présidents . B) Le Secrétariat du Comité Ad hoc :Le Secrétariat du Comité Ad hoc est dirigé par le Secrétaire Général du MC- PT en coordination avec les membres AFRINIC/AFNOG.Le Secrétariat du Comité de travail a pour missions de

Gérer le planning des travaux, des ateliers, des réunions et des conférences ainsi que les réceptions…

Faire suivre au comité les rapports et autres documents transmis par le secrétariat AFRINIC/AFNOG

Assurer la circulation de l’information entre les différents sous-comités

Accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée. C) Les Présidents des sous-comités :Les responsables de différents sous-comités techniques ont notamment pour missions de

Évaluer les besoins et proposer le projet de budget

Instaurer une ambiance de travail et de confiance dans les équipes et avec les autres sous-comités techniques

Établir les carnets de bord et le planning de travail et en assurer l’exécution

Gérer les moyens de transport, de bureautique, de communication, de rafraîchissement et de restauration mis à la disposition pour accomplir leurs missions

Assurer une bonne circulation de l’information entre les membres de leur sous-comité et avec les autres sous-comités

Rendre compte au comité de travail.

élaborer les programmes des arrivées et des départs et les actualiser constamment

tenir informer les sous-comités “formations et conférences” et “hébergement” des mouvements d’arrivées et de départs des délégations

assurer l’accueil de toutes les délégations

faciliter toutes les formalités douanières et aéroportuaires

remettre les dépliants portant les informations nécessaires sur le pays et le planning de travail aux membres des délégations à leurs arrivées

assurer une bonne circulation de l’information entre les membres des commissions et les autres sous-comités

rendre compte au Secrétariat du Comité

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.2- Sous-comité “TRANSPORT ET LOGISTIQUE” : Chargé de l’organisation du transport et de la logistique, le sous-comité a pour missions de

établir les listes des véhicules de l’administration , des établissements et sociétés publics, les réquisitionner et les placer sur un même parking

louer des bus et les placer sur le même parking

établir le plan d’utilisation et d’affectation

établir la liste des chauffeurs et gérer le planning de leurs affectations et de contrôle de travail

mettre en place le planning des navettes entre les hôtels et les centres de réunions et de conférences

mettre à la disposition des délégués les moyens de transport à l’occasion des visites des infrastructures, de l’exposition et des réceptions

assurer le transport, par camions, des matériels lourds, vers les centres des réunions, des conférences, ou les lieux des banquets, réceptions, expositions, spectacles…

assurer la restitution sans délais des véhicules réquisitionnés à leurs propriétaires respectifs après vérification et certification de leurs états

rendre compte directement au Secrétariat du Comité de travail

assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du sous-comité et les autres sous-comités

Accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.3- Sous-comité “HEBERGEMENT”– élaborer les programmes et planning d’hébergement de tous les délégués

assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du sous-comité et les autres sous-comités

rédiger les PV des réunions du sous-comité et les transmettre au Comité de travail

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.4- Sous-comité “REUNIONS ET CONFERENCES” :Dans le cadre de la tenue des réunions et Conférences, il est chargé d’appuyer le Secrétariat du comité de travail pour le déroulement de tous les travaux de secrétariat, de reproduction et de diffusion des documents de travail, d’accueil et l’installation des participants et pour cela il a pour missions de

assurer et contrôler l’exécution des services d’entretien de ces locaux

veiller au bon fonctionnement des équipements nécessaires à l’amplification de la voix et à la traduction simultanée dans tous les lieux des formations et des conférences

gérer la distribution de la documentation, des cartables et autres gadgets, offerts aux participants, durant les formations et les conférences

assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du sous-comité et les autres sous-comités

rédiger les PV des réunions du sous-comité et les transmettre au Comité de travail

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.5- Sous-comité “FINANCES” :Le sous-comité Finances chargé de la gestion des fonds nécessaires au financement des dépenses, des préparatifs et du déroulement du “Sommet Africain de l’Internet” et a pour missions de

mettre en place les projets de budgets de différents sous-comités

soumettre ces projets à l’approbation du Comité de travail

rendre compte régulièrement, au Comité de travail, de l’exécution du budget

assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du sous-comité et les autres sous-comités

rédiger les PV des réunions du sous-comité et les transmettre au Comité de travail

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.6- Sous-comité “PROTOCOLE”Il est chargé de mettre en place et d’assurer l’exécution de toutes les mesures protocolaires liées à l’organisation de l’événement, arrivées et départs des grands invités, des réunions, conférences et réceptions liés au programme des Sommets

assurer et Gérer les moyens de transport et d’hébergement particulièrement, des grands invités et des Ministres

mettre en place

des bannières à l’Aéroport, à l’entrée des lieux d’hébergement et de réunions et de conférence

des drapeaux des États sur les tables des réunions et des conférences

coordonner et organiser les mouvements et déplacements des cortèges en collaboration avec la commission de la sécurité

Rendre compte directement au secrétariat du Secrétariat du Comité de travail

assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du sous-comité et les autres sous-comités

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.7-Sous- comité “SECURITE-SANTE” a. Commission sécurité :Elle est chargée de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires au bon déroulement des différents événements du Sommet, notamment de

proposer le projet de budget

créer et approuver les modèles de badges à réaliser sur support informatique à partir des formulaires d’inscription de tous les membres des délégations, y compris les VIP et tout autre document d’accréditation

veiller à l’opérationnalité du dispositif médical, des antennes de permanences sur les lieux d’hébergement et des conférences ainsi que celui assurant les interventions d’urgences

prendre les mesures adéquates, en collaboration avec la direction des télécommunications du MCPT, pour assurer une utilisation rationnelle des bandes des fréquences

rendre compte directement au Président du Comité de travail

assurer une bonne circulation de l’information entre les membres des commissions et les autres sous-comités

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée. b- Commission santé :Elle est chargée d’assurer les services de permanence et d’intervention médicale d’urgence pendant la durée des programmes du Sommet. A cette occasion elle a pour missions de

proposer le projet de budget de la Commission Santé

prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer la présence des équipes de permanence dans les hôtels et les centres de réunions et de conférences, à l’aéroport, sur les lieux de réception, de visites, de spectacles et d’exposition

élaborer les programmes et arrêter les planning de ventilation des équipes des urgences médicales

mobiliser les médecins et les techniciens de santé et constituer les équipes de travail

vérifier et équiper les ambulances de tous les moyens nécessaires

mettre à la disposition des équipes d’intervention les trousses des instruments et des médicaments de premières nécessités

réserver les chambres et les plateaux médicaux (bloc opératoire, salle de réanimation et autres salles spécialisées) pour parer le plus efficacement possibles à toute situation si besoin est– assurer une bonne circulation de l’information entre les membres de la commission et les autres sous-comités

rédiger les PV et les transmettre au Secrétariat du Comité du comité de travail

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.8- Sous-comité “MAINTENANCE & EQUIPEMENTS INFORMATIQUES”Le sous-comité “Technique & Equipements Informatiques” est chargé de

traiter et consolider les réquisitions en matière informatique émanant d’autres services

assurer le dépannage, l’entretien, et, bien sûr, la maintenance du matériel informatique

veiller au bon usage du patrimoine informatique lors du Sommet

développer un plan informatique et animer sa mise en oeuvre

assurer la connexion internet et téléphonique

assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du sous-comité et les autres sous-comités

rédiger les PV des réunions et les transmettre au Secrétariat du Comité de travail

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.9- Sous-comité “COMMUNICATION” :Le sous-comité Communication, outre la réalisation d’une campagne médiatique mettant en exergue les différents aspects de la vie Djiboutienne, les potentialités liées aux infrastructures d’intégration économique et les facilités apportées en matière d’investissement, est chargé à cette occasion de mettre en place tous les moyens humains et matériels du domaine de la communication pour assurer une large couverture médiatique avant et pendant les différents événements du programme du Sommet.A ce titre, le sous-comité Communication a pour missions de

élaborer un projet de communication qui associe largement les médias spécialisés pour la couverture du programme du Sommet Africain de l’Internet 2014

promouvoir les potentialités, les infrastructures économiques ainsi que les facilités apportées aux investisseurs par la République de Djibouti

élaborer, éditer et diffuser, à l’intention des journalistes, un dossier de presse sur les aspects de la vie dans le pays d’accueil et sur le Sommet

éditer et diffuser les dossiers de presse et les documents spécifiques et promotionnels (ouvrages écrits, assortis de photographies du pays, des dépliants, des affiches, des cartes postales électroniques, des spots télévisés)

animer le site web spécifique au Sommet

mettre en place et gérer le cyberespace mis à la disposition des participants

prendre les dispositions nécessaires pour l’élaboration et l’édition (avant le départ des grands invités), des albums photographiques informatiques qui seront remis en cadeaux aux délégations par le Ministre de la Communication, Chargé des Postes et des Télécommunications

procurer les accréditations nécessaires à la presse

organiser les points de presse, les interviews et les plateaux TV et en faire une large diffusion nationale et régionale

assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du sous-comité et les autres sous-comités

rédiger les PV des réunions et les transmettre au Comité de travail

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.10- Sous-comité “LOISIRS- SPECTACLES- EXPOSITIONS ARTISANALES”Le sous-comité Loisirs-Spectacles- Expositions artisanales a pour mission de

élaborer et proposer le programme de spectacle raffiné basé sur les aspects du folklore national

choisir de jeunes filles et garçons capables de restituer les danses d’une façon artistique et chorégraphique

proposer un plan de répétitions pour inspection de l’évolution des travaux

éditer le programme du spectacle en Français et en Anglais

assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du sous-comité et les autres sous-comités

rédiger les PV des réunions et les transmettre au Secrétariat du comité de travail

accomplir toute autre tâche qui lui sera assigné. TITRE IV-AUTRES DISPOSITIONS