Décret n° 2009-0217/PR/MCI Décret nportant création du Comité National chargé de l’Organisation des réunions des Ministres des infrastructures des pays du COMESA.

Accueil, réservation, hébergement et protocole

Transports, logistiques et santé

Sécurité

Réunions et conférences

Finances

Communication et Information.

Le Comité AD HOCIl est chargé généralement d’assurer l’organisation, la coordination et la réalisation de l’ensemble des activités liées à l’organisation des réunions des Ministres des pays du COMESA et des événements connexes

proposer et arrêter le projet de budget d’organisation

approuver l’organisation technique des réunions des sous comités et des Ministres

adopter le planning des travaux des différents sous-comités

gérer, assurer et coordonner les travaux des sous comités, conformément au planning retenu

assurer le suivi et la coordination de l’ensemble des travaux d’organisation et de réalisation des réunions et des conférences et des événements liés au programme de la réunion des Ministres

assurer la disponibilité financière et les moyens

rationaliser la gestion et l’utilisation des moyens financiers mis à sa disposition pour cette occasion

assurer les moyens de transport, de bureautique, de communication, de rafraîchissement et de restauration à tous les sous-comités

tenir des réunions nécessaires

rendre compte au Chef de l’État et au Conseil des Ministres de l’évolution des travaux.

élaborer les programmes des arrivées et des départs et les actualiser constamment

élaborer les programmes et planning d’hébergement de tous les délégués

tenir informés les "sous-comités réunion et conférences" et "Transport, Logistique et Santé" des mouvements d’arrivées et de départs des délégations

assurer l’accueil de toutes les délégations quels que soient leurs niveaux, à leurs arrivées sur le territoire national à l’aéroport ou à la frontière et les acheminer rapidement vers leurs lieux d’hébergement

assurer les réservations fermes des hôtels pour les délégués, en collaboration avec le sous-comité du Protocole

faciliter les arrangements notamment de visas nécessaires et effectuer toutes les formalités douanières et aéroportuaires

veiller, en collaboration avec la commission santé, à la disponibilité et à la proximité des services médicaux requis pour les hôtels

récupérer les bagages des délégués et les transporter aux différents points d’hébergement

remettre les dépliants portant les informations nécessaires sur le pays et le déroulement de la conférence aux membres des délégations à leurs arrivées

prendre toutes les dispositions pour assurer la présence, sur les lieux de la conférence, des services bancaires, touristiques et de télécommunications

établir les réservations des départs

organiser et assurer le retour des délégations aux différents points de sortie du territoire national

assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du comité national et les autres sous-comités

rendre compte au Président du Comité Ad Hoc

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée

mettre en place :* des bannières à l’Aéroport, à l’entrée des lieux d’hébergement, de réunions et de conférence ;* des drapeaux des États sur les tables des réunions et des conférences ;* des Fanions sur les voitures des Chefs de délégation ;* coordonner et organiser les mouvements et déplacements des cortèges.

proposer le projet de budget

établir les listes des véhicules de l’administration et des établissements et sociétés publiques, les réquisitionner et les placer sur un même parking

entreprendre les vérifications nécessaires et les certifications de leurs états

établir le plan d’utilisation et d’affectation

installer en collaboration avec les commissions de Sécurité et du Protocole les différentes catégories des Stickers de reconnaissance et les noms des délégations ou des pays auxquels les véhicules seront affectés

prévoir un service de ramassage des personnels d’appui aux divers services d’appui aux travaux des réunions, conférence, d’assistance technique et d’information des délégués

établir la liste des chauffeurs et gérer le planning de leurs affectations et de contrôle de travail

élaborer les programmes et arrêter les plannings de ventilation des équipes des urgences médicales

prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer la présence des équipes de permanence dans les hôtels et les centres de réunions et de conférences, à l’aéroport, sur les lieux de réception, de visites, de spectacles et d’exposition

organiser et assurer l’approvisionnement en carburant

mettre en place et assurer le planning des navettes entre les hôtels et les centres de réunions et de conférences

mettre à disposition des délégués les moyens de transport à l’occasion des visites des infrastructures, de l’exposition et des réceptions

véhiculer les médecins et équipes d’urgence en cas de besoin important

assister le secrétariat dans la location des moyens de transport pour les autres délégations et le personnel du secrétariat

assurer la restitution sans délais des véhicules réquisitionnés à leurs propriétaires respectifs après vérification et certification de leurs états

rendre compte directement au Secrétariat du Comité Ad Hoc

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée

veiller à l’opérationnalité du dispositif médical, des antennes de permanences sur les lieux d’hébergement et des conférences ainsi que celui assurant les interventions d’urgences

mobiliser les médecins et les techniciens de santé et constituer les équipes de travail, Vérifier et équiper les ambulances de tous les moyens nécessaires

Mettre à la disposition des équipes d’intervention les trousses des instruments et des médicaments de premières nécessités

réserver les chambres et les plateaux médicaux (bloc opératoire, salle de réanimation et autres salles spécialisées) pour parer le plus efficacement possibles à toute situation si besoin est.

Experts intervenants.

assurer les réservations des bureaux nécessaires aux travaux du Secrétariat du COMESA et des salles de réunions et de conférences

assurer, veiller et contrôler l’exécution des services d’entretien de ces locaux

veiller au bon fonctionnement des équipements nécessaires à l’amplification de la voix et à la traduction simultanée dans tous les lieux des réunions et des conférences

mettre à la disposition du SG du COMESA les hôtesses d’accueil, un personnel du Secrétariat, des distributeurs de documents et toute autre assistance nécessaire pour la duplication et la confection desdits documents

prendre toutes les dispositions pour assurer la présence, sur les lieux de la conférence, des services de nettoyage des artères, médicaux, bancaires, touristiques et de télécommunications. Il prévoit également la disponibilité de magasins et d’agences de voyage au centre de conférence

assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du sous-comité et les autres sous-comités

rédiger les PV et les transmettre au Comité Technique de Coordination

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.

aider et coordonner la mise en place des projets de budgets préparatoires des différents sous-comités

mettre en place :* un projet de budget estimatif global, basé sur les conditions financières les plus favorables ;* les modalités les plus efficaces de contrôle rapide de la régularité des engagements et de l’acquittement des dépenses engagées ;* élaborer et soumettre à l’approbation du Comité Ad Hoc

Prendre les mesures nécessaires pour :* faciliter la sortie des matériels nécessaires du Secrétaire Général du COMESA admis sur le territoire national en transit temporaire ;* proposer des sièges de travail pour les sous-comités ;* équiper, les lieux, bureaux chaises, tables et chaises de réunion

installer l’eau, l’électricité, le fax, le téléphone et l’Internet ;* rendre compte régulièrement au Comité Ad Hoc de l’exécution du budget ;* assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du sous-comité et les autres sous-comités ;* rédiger les PV et les transmettre au Comité Ad Hoc ;* accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.

poposer le projet de budget

créer et approuver les modèles de badges à réaliser sur support informatique à partir des formulaires d’inscription de tous les membres des délégations, y compris les VIP et tout autre document d’accréditation

produire et délivrer les badges et les accréditations nécessaires aux membres des délégations et au personnel local d’appui aux différents services de proximité de sécurité, de l’hébergement, de la restauration, du transport et des appuis aux réunions, conférences et des réceptions

gérer les mesures à prendre en matière de conception, d’élaboration, d’édition et de distribution des invitations, en étroite collaboration avec les responsables du Protocole et du Comité Conférences et Réunions

prendre les mesures adéquates, en collaboration avec la direction des télécommunications, pour assurer une utilisation rationnelle des bandes des fréquences

rendre compte directement au secrétariat du Comité Ad Hoc

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.

proposer un projet de budget

élaborer un projet de communication qui associe largement les organes et journalistes de la presse internationale spécialisée pour la couverture du programme de la réunion

promouvoir les potentialités, les infrastructures économiques ainsi que les facilités apportées aux investisseurs par la République de Djibouti

élaborer, éditer et diffuser à l’intention des journalistes un dossier de presse sur les aspects de la vie dans les pays d’accueil et sur la réunion

éditer et diffuser les dossiers de presse et les documents spécifiques et promotionnels (ouvrages écrits, assortis de photographies du pays, des dépliants, des affiches, des cartes postales électroniques, des spots télévisés)

prendre les dispositions nécessaires pour l’élaboration et l’édition (avant le départ des grands invités), des albums photographiques informatiques qui seront remis en cadeaux aux délégations par le Président du Comité Ad Hoc

assister la Commission "Accueil, Réservation et Hébergement" à l’arrivée à l’aéroport des journalistes et équipes de la presse internationale et faciliter les modalités de sortie temporaire de leurs équipements

procurer les accréditations nécessaires à la presse locale et étrangère en collaboration avec les directions de la presse présidentielle et de la Communication

engager un programme de sensibilisation sur la nécessité de l’Intégration économique régionale et sur les objectifs du COMESA et ce en direction du milieu scolaire et universitaire

organiser les points de presse, les interviews et les plateaux TV et en faire une large diffusion nationale et internationale

installer des équipes de jeunes guides pour faciliter l’orientation des délégués et répondre à leurs interrogations dans les hôtels et les centres de réunions et de conférences

rédiger les PV et les transmettre au Comité Technique de coordination

accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée. TITRE IIILA COMPOSITION DES ORGANES A. COMITE AD HOC :President : M. Abdi Achkir Présidence Coordonnateur : M. Ali Ahmed Ali MCI * M. Ibrahim Hamadou Hassan Primature* M. Omar Wahib MET* M. Abdou-Razak Ahmed Idriss MCI* Mme Roda Daher Nour MCI* M. Ibrahim Mohamed Elmi Ministère de l’agriculture* M. Idriss Elmi MCCPT* M. Nasro Daoud Bourhan MET* Mlle Kaltoum Said MCI B. SOUS COMITES 1. Sous-comité Accueil, Réservation, Hébergement et ProtocolePresident : M. Mohamed Youssouf Charmaké METCoordonnateur : M. Mohamed Ibrahim Mohamed MCI* M. Djama Elmi Darar Protocole* M. Abdourahman Youssouf MCI* M. Abdallah Daher MCI* Mlle. Roda Ahmed Doualeh ONTD* Commandant Houssein Ismael Karieh PAF* Cpt Djama Omar Robleh GTA* M. Mohamed Ali Ismael MAECI 2. Sous-comité Transport, Logistique et SantéPrésident : M. Hassan Ali Bileh METCoordonnateur : Mlle Fatouma Ismael Aouled MET* Dr. Ali Youssouf Santé* M. Hassan Ibrahim Houssein Membre du MET* Mlle Kadra Hassan Houssein MET* M. Ahmed Omar Djama MET* M. Houssein Abdi Abdillahi MET* M. Abdillahi Omar Farah Ministère Agriculture 3. Sous-comité des Finances :Président : M. Said Ismaël Directeur des FinancesCoordonnateur : M. Souleiman Arreyteh MET* M. Moustapha Hassan Adene MET* Mme Fatouma Awaleh Osman MET* M. Kabir Abdallah Youssouf Finances 4. Sous-comité Réunions et Conférences :Président : M. Aden Ahmed Doualeh METCoordonnateur : M. Farah Ali Ainan MERN* M. Ibrahim Abdillahi Kaourah MET* Mlle Souad Houssein Conseillère à la Présidence* Mme Souraya Hassan Houssein Université de Djibouti* M. Aden Robleh Rayaleh MET* M. Mahamoud Robleh CDE* M. Souleiman Mounin FER* M. Mohamed Ali Hassan MET* M. Moussa Robleh Assistant Directeur de la Douane* M. Ali Daoud Abdou MCI* M. Houssein Ahmed Hersi MCCPT* M. Abdourahman Mohamed Hassan Djibouti Telecom* M. Mohamed Aden Cheikh APFZD* M. Fayçal Khaireh Chirdon MCCPT 5. Sous-comité SécuritéPrésident : Colonel Zein Ahmed Cabinet Militaire de la PrésidenceCoordonnateur : Ahmed Mahamoud Mohamed MET 6. Sous comité CommunicationPrésident : M. Khaled Awad Haidar MCCPTCoordinateur : M. Kassim Haroun Djibouti Télécom* Adil Ahmed Youssouf La Nation* Abdillahi Guedi Agence Djiboutienned’information* Mohamed Mosseid Yahya RTD* Abdoulkader Ahmed Idriss RTD* Abdi Farah Chideh MERN* Mina Houssein Doualeh MET Le Responsable de la Sécurité est assisté par des Officiers de la Force Nationale de Police, de la Gendarmerie et d’un groupe de fonctionnaire. TITRE IVAUTRES DISPOSITIONS