Décret n° 2015-204/PR/MAMCBW portant organisation et fonctionnement du Diwan de la Zakat.

Le présent Décret définit l’organisation et le fonctionnement du Diwan de la Zakat conformément aux dispositions de la loi n°31/2014 portant réorganisation du Ministère des Affaires Musulmanes, de la Culture et des Biens Waqfs.

Le Diwan de la Zakat est un établissement public à caractère administratif, rattaché au Ministère des Affaires Musulmanes, de la Culture et des Biens Waqfs. Il est doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière.

Le Ministre de rattachement assure le contrôle et le suivi des activités de l’établissement du Diwan de la Zakat par :1- Le contrôle à posteriori des décisions du Conseil d’Administration ;2- L’évaluation des résultats atteints par rapport aux objectifs fixés;3- L’évaluation de la gestion administrative et financière de l’établissement.Le Ministre de rattachement contrôle aussi la conformité de la gestion du Diwan avec la politique générale du ministère. Il propose des stratégies visant le développement de l’action sociale et la promotion de l’investissement du Diwan de la Zakat.

Le siège social du Diwan de la Zakat est fixé à la ville de Djibouti. Des antennes peuvent être crées dans les régions de l’intérieur.

Le Diwan de la Zakat est le seule organe responsable de la collecte et de la distribution de la Zakat. Il gère les produits Zakataires conformément aux dispositions de Charia. Il a pour but de

L’Etablissement du Diwan de la Zakat comprend :Le Conseil d’administration La Direction Générale ;Les Services techniques L’Agent Comptable. Section 1 : Le Conseil d’Administration

Le Diwan de la Zakat est administré par un conseil d’administration, composé de 11 membres nommés par décret pris en conseil des Ministres sur proposition du Ministre des Affaires Musulmanes, de la Culture et des Biens Waqfs.Ils sont désignés pour un mandat de trois ans renouvelable. Ils sont choisis parmi les grands payeurs de la Zakat, des Oulémas et des personnalités représentant la société civile et les organismes gouvernementaux concernés.

Le conseil d’administration est investi d’une mission générale visant la réalisation des objectifs assignés au Diwan. Pour ce faire, il est chargé notamment d’un(e) :a) arrêter les politiques, objectifs et stratégies du Diwan en matière de la Zakat et de Parrainage d’orphelins ;b) définir les grandes lignes de la politique de collecte, de gestion et d’affectation des produits de la Zakat et des cotisations de parrainage ;c) superviser la gestion des biens du Diwan ;d) adopter le budget et le bilan financier annuel présentés par le Directeur Général ;e) approuver les plans d’actions élaborés par la direction générale ;f) désigner les commissaires aux comptes ;g) mettre en place des comités, parmi les membres du Conseil d’administration, chargés de missions spécifiques dans le cadre des objectifs du Diwan ;h) veiller à la bonne application des statuts, règlement et manuels des procédures.

Les membres du conseil d’administration se présentent comme suit : Six membres parmi les grands payeurs de la Zakat

Le Conseil d’administration du Diwan de la Zakat se réunit au moins trois (3) fois par an sur convocation de son Président par lettre adressée dans les quinze jours précédant la date de réunion

En cas de démission, de décès, de mutation ou d’exclusion pour faute grave d’un membre du conseil, celui-ci sera remplacé, par décret présidentiel, sur proposition du Ministre de rattachement, pour la fin du mandat en cours.

Le Président du Conseil d’Administration est chargé notamment de

Le Vice Président du conseil d’administration assiste le Président dans l’exercice de ses missions. Il s’occupe des prérogatives que lui délègue le président et remplace ce dernier en cas de vacation ou d’absence. Section 2 : la Direction Générale

Le Diwan de la Zakat est dirigé par un Directeur Général nommé par décret pris en Conseil des Ministres sur proposition du ministre de tutelle. Il est choisi parmi les cadres justifiant d’une ancienneté professionnelle minimale de cinq ans et ayant déjà exercé des fonctions de directeur d’administration centrale ou de niveau de responsabilité équivalente.

Les attributions du Directeur Général consistent à

Le Directeur Général est assisté dans ses fonctions par un Directeur Général Adjoint nommé par le Ministre de tutelle.Le Directeur Général Adjoint épaule le Directeur General dans l’exécution des tâches administratives des Services techniques.Le Directeur Général peut déléguer sa signature ou une partie de ses prérogatives au Directeur Général Adjoint. En cas d’empêchement ou de vacation, le directeur Général adjoint se chargera de la gestion de l’établiss

La Direction Générale comprend six Services techniques à savoir

Les Chefs de Services sont nommés par décision du Ministre en charge des Affaires Musulmanes et des Biens Waqfs, parmi les fonctionnaires du corps des Affaires Musulmanes ou de l’Administration Générale, justifiant d’une expérience professionnelle de cinq années au moins et de compétences reconnues.

Les Chefs de Bureaux et Chefs de Sections sont nommés par le Directeur Général du Diwan de la Zakat.

Le Service de la collecte de la Zakat s’occupe de toute la procédure de collecte de la Zakat. Il mobilise les moyens nécessaires pour collecter les produits de la Zakat auprès des personnes Zakataires. Le Service applique les conditions et les modalités de collecte fixées par la Direction générale.

Le Service Social est chargé de mener les études et les enquêtes au niveau de la capitale et des régions de l’intérieur pour identifier les personnes ayant droit à la Zakat. Il coordonne son action avec les autorités publiques concernées, les chefs de quartier et les notables pour exécuter les tâches spécifiques de sa mission. Le Service Social analyse les données recueillies et les partage avec les Services concernés sous la supervision de la Direction générale.

Le Service de parrainage s’occupe de la prise en charge des orphelins qui ont été recensés par le Diwan. Il établit la liste des personnes physiques ou morales qui apportent leur soutien matériel et financier aux orphelins.Le Service de parrainage conserve toute l’information et la documentation de chaque orphelin. Il assure avec le service social la mise en place et le suivi de la base de données des enfants orphelins.

Le Service des Ressources Humaines et Matérielles a pour mission de mettre en oeuvre une politique de gestion efficiente des ressources humaines du Diwan. Il assure les besoins en fourniture pour le fonctionnement de l’établissement. Il gère l’entretien du parc matériel. Il veille au suivi de toutes les démarches administratives ayant trait aux véhicules du Diwan.

Le Service des projets est chargé de planifier et d’étudier tous les projets qui seront réalisés selon le plan d’action arrêtée par le Conseil d’administration. Il s’occupe de la planification et la programmation, et de tous les aspects techniques des projets. Il présente les recommandations nécessaires au Directeur général du Diwan.

Le Service de la communication et des relations publiques a pour mission d’assurer l’information concernant les activités du Diwan. Il prépare les programmes de sensibilisation communautaire sur la Zakat et le parrainage des orphelins, ainsi que la promotion des activités de l’établissement en utilisant l’ensemble des disciplines de communication (relations publiques, publicité, relations de presse, etc.). CHAPITRE III : Le régime financier et comptable Section 2 : l’Agent Comptable

L’agent comptable du Diwan de la Zakat est nommé au Conseil des ministres sur proposition du ministre du budget pour une durée de trois ans renouvelable. Il est chargé des tâches suivantes :1. Contrôler l’état du recouvrement de la Zakat et des cotisations de parrainage

La comptabilité de l’Etablissement est tenue suivant les normes propres à la comptabilité publique. L’exercice social a une durée de douze (12) mois. Il commence le ler janvier et se termine le 31 décembre de l’année civile.

L’agent comptable est chargé du recouvrement, de l’encaissement des recettes et du paiement des dépenses. Il est responsable de tout maniement de fonds, avec l’autorisation préalable du Directeur Général. Il est également responsable de la régularité, de la fiabilité et de la sincérité des écritures comptables.L’agent comptable est responsable, personnellement et pécuniairement, des opérations qu’il prend en charge ou constate dans ses écritures. Il tient sa comptabilité à la disposition du Directeur Général.

En cas d’absence ou d’empêchement de l’Agent comptable, le directeur sollicite la nomination d’un nouvel agent comptable, conformément aux dispositions du présent décret. Lorsque l’absence ou l’empêchement est dû au congé habituel, un agent comptable intérimaire est nommé par le ministre du budget, sur proposition du directeur de la comptabilité publique.

L’agent comptable est soumis aux vérifications prévues par les lois et règlements en vigueurs. Pour cela, il est chargé de produire les états financiers et documents comptables. Il prépare trimestriellement le rapport d’exécution budgétaire, une analyse sur les coûts et la situation financière. Il tient les états financiers à la disposition de tous les organes de contrôles prévus par les lois et règlements en vigueur.

Le visa ou la signature des ordres de paiement doit être suspendu par l’agent comptable, dans les cas suivants :a) ordres émis par une personne autre que le Directeur Général, ordonnateur, ou son délégué ;b) inexactitude des certificats délivrés à l’appui des ordres de paiement ;c) imputation des dépenses à des chapitres autres que ceux prévus pour ces dépenses ;d) erreurs de liquidation ;e) insuffisance ou inexistence des justifications de services faits ;f) omission ou irrégularité matérielle dans les pièces justificatives;g) absence de contrôle préalable lorsque le règlement le prévoit ;h) créances atteintes par la déchéance ou les prescriptions spéciales ;i) indisponibilité ou insuffisance de crédit ;j) règlement au profit d’une personne autre que le véritable créancier, son représentant ou les tiers autorisés par la réglementation en vigueur ;k) opposition dûment signifiée.Tout refus de visa ou de paiement est signifié par écrit par l’agent comptable au Directeur Général et, le cas échéant, au porteur du titre.

L’ordonnateur peut requérir, par écrit et sous sa responsabilité personnelle, qu’il soit passé outre le refus de l’agent comptable ; il en rend compte immédiatement Ministère de rattachement en indiquant les motifs de cette mesure.L’agent comptable vise et annexe aux justificatifs de dépenses l’original de la réquisition. Le droit de réquisition accordé au Directeur Général ne peut s’exercer si le refus de l’agent comptable est fondé sur l’une des dispositions du paragraphe e, g, i, j, k ci-dessus.

Les pièces justificatives de dépenses et de recettes sont transmises à l’agent comptable, après avoir été visées par l’ordonnateur.Les erreurs, les omissions pouvant figurées sur ces pièces ne peuvent engager sa responsabilité pécuniaire si elles ont été établies et contrôlées par des services ou sections ne dépendant pas de lui.

Le Diwan de la Zakat établi les états financiers annuels comportant le bilan détaillé de la situation financière de l’établissement.Le Diwan de la Zakat est soumis au contrôle de la chambre des Comptes et de discipline budgétaire conformément aux règlements en vigueur.

Le Diwan de la Zakat nomme un commissaire aux comptes pour procéder à la vérification des comptes de l’organisme. Le commissaire aux comptes est nommé pour deux exercices renouvelables. CHAPITRE IV : Ressources du Diwan de la Zakat

Les ressources du Diwan de la Zakat proviennent généralement de :a) Produit de la Zakat fourni volontairement par des personnes morales ou physiques ;b) Fonds recueillis auprès des institutions et des sociétés Djiboutiennes et étrangères destinées à des oeuvres de bienfaisance ou d’utilité publique ;c) Dons, contributions et aumônes, autres que la Zakat fournis par des personnes physiques ou morales destinés à des oeuvres de bienfaisance ou d’utilité publique ;d) Subvention de l’Etat et des collectivités territoriales ;e) Cotisations de parrainage ;f) Revenus des investissements ;g) revenus des activités charitables. CHAPITRE V : Dispositions Générales

Pour tous programmes transversaux, la Direction Générale du Diwan de la Zakat est chargée d’établir une convention avec chaque partenaire, conformément aux statuts et règlements en vigueur.

Le Diwan de la Zakat peut créer des fonds Zakataires destinés aux oeuvres de charité et la lutte contre la pauvreté.

Toutes les questions soulevées au niveau de la Zakat nécessitant la connaissance de l’avis religieux, seront soumises à la Haute Instance de Fatwa du Haut Conseil Islamique pour y émettre son avis.

Sont abrogés les textes antérieurs ou contraires aux dispositions de ce décret.

Le présent Décret prendra effet dès sa publication, sera enregistré, communiqué et exécuté partout où besoin sera.